Недостатки системы

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике, в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников;

обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое состояние сотрудника;

обеспечение безопасности хранения информации;

обеспечение многопользовательской работы.

Задачу автоматизации кадрового учета на предприятии можно разбить на три основные подзадачи:

подсистема хранения информации;

подсистема оформления кадровых документов;

подсистема получения отчетности.

Подсистема хранения исходной или другими словами условно-статической информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для пользователя форме информации о основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими.

Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация.

Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер.

Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически. Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий.

Кроме основных можно выделить вспомогательные данные, которые служат дополнительными признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки. Для просмотра и редактирования дополнительных данных также должны быть организованы формы просмотра в виде списков, а в случае необходимости с возможностью организации иерархической структуры. Если объекты дополнительной информации имеют сложную структур, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически заполнять некоторые реквизиты при регистрации событий. К таким настройкам следует отнести:

Наименование организации;

ИНН организации;

КПП Организации;

Фамилия руководителя организации;

Хранение некоторых видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

Подсистема оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении;

Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу необходимо заполнение сотрудников реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.

Подсистема построения отчетности состоит из одного отчета - список сотрудников. Однако возможности настройки такого отчета настолько велики, что можно сказать, что это несколько отчетов в одном. Отчет позволяет указать какие конкретно поля будут выводиться в отчет, т.е. настроить состав информации в отчете. Есть возможность наложения условий на выводимые в отчет строки. Условия могут быть наложены по любым параметрам и их сочетаниям. Есть возможность группировки данных в отчете в строках и столбцах, что позволяет создавать сгруппированные отчеты и кросс-отчеты. И, наконец, отчет предоставляет возможность настройки форматирования внешнего вида как всего отчета, так и отдельных его областей.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Загрузить   След >