Учет недостачи денежных средств

Недостача в кассе

Каждая организация самостоятельно определяет мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок фактического наличия наличных денег.

Проведение инвентаризации кассы не отменено, однако ее процедура в настоящее время должна регламентироваться внутренними документами каждой организации.

Инвентаризация кассы и оформление ее результатов

Устанавливая собственные процедуры ревизий и инвентаризаций кассы, организации важно учесть общие требования к организации и проведению инвентаризации, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете.

В ходе инвентаризации кассы нужно подсчитывать не только наличные деньги, но и фактическое наличие ценных бумаг и денежных документов.

Для оформления результатов инвентаризации кассы предназначен акт инвентаризации наличных денежных средств по ф. ИНВ-15. В него вносят сведения о фактическом наличии денежных средств, полученные в ходе пересчета комиссией, их общая стоимость. Далее указывается сумма, которая должна быть в кассе по данным учета. В акте также указываются номера последних кассовых ордеров. Затем эти цифры сверяют и выявляют расхождения, фиксируют излишек или недостачу. В акте должны расписаться председатель и все члены комиссии, а также кассир.

При обнаружении излишков или недостачи на оборотной стороне акта должно приводиться объяснение кассира о причинах расхождений, а также принятое руководителем организации решение.

Когда обнаружены излишки, их следует оприходовать, при этом производится запись по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Если выявлены недостачи, важно выяснить их причину.

Когда виновен кассир, с него взыскивают недостачу. Но нужно иметь в виду, что по общему правилу ответственность работника за причиненный работодателю ущерб ограничена размерами его среднего месячного заработка. Взыскать реальный ущерб, превышающий эту сумму, можно только, если с работником был заключен письменный договор о полной материальной ответственности.

Но возможны и другие ситуации, к примеру, касса могла быть взломана, а денежные средства - похищены. Если в произошедшем вины кассира нет, а полиции не удалось установить преступника, недостачу придется квалифицировать как прочие расходы организации.

Первоначально недостающая сумма наличных денежных средств списывается с кредита счета 50 «Касса» в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Эта запись производится вне зависимость от причины возникновения недостачи.

Когда кассир не виновен в недостаче, а виновные в ней лица не установлены, сумму недостачи списывают в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если в недостаче виноват кассир, сумму причиненного ущерба, подлежащего возмещению данным работником, переносят в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае, когда виновник погашает недостачу путем внесения в кассу наличных денежных средств в соответствующей сумме, производится запись по дебету счета 50 и кредиту счета 73, субсчет 2. Если же по согласованию сторон производится удержание из заработной платы виновного работника, на удержанную сумму составляют запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73, субсчет 2.

Работодатель может «простить» виновного работника и не требовать с него возмещения недостачи или взыскать ее лишь частично. В этом случае «прощенная» сумма недостачи списывается с кредита счета 94 (если такое решение принято сразу) или с кредита счета 73, субсчет 2 (если решение о прощении задолженности принимается уже после предъявления суммы ущерба виновнику) в дебет счета 91. Аналогичным образом придется поступить и в случае, если сумма недостачи превысила средний месячный заработок кассира, а с ним не был заключен договор полной материальной ответственности, или если он обратился в суд и выиграл дело.

Недостача на банковских счетах и в пути

Инвентаризация может выявить недостачу денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах. Для ее обнаружения необходимо сверить остатки сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с банковскими выписками.

Возможны случаи, когда банк по ошибке списывает со счета организации лишние суммы. К примеру, перечисляет контрагенту сумму, превышающую указанную в платежном поручении или ином документе.

Такие недостачи обнаруживаются при обработке выписок, получаемых от банка, на основании которых бухгалтер производит записи по счетам учета денежных средств. Обнаружив ошибочные перечисления (списания средств со счета), необходимо: обратиться с претензией в банк, чтобы допущенное нарушение было устранено, банк разобрался в произошедшем и возвратил на счет организации излишне списанные денежные средства; отразить выбытие фактически списанных банком сумм со счета 51 (52, 55).

На практике возможна обратная ситуация, когда бухгалтер, изучая выписку, обнаруживает, что на счет организации были зачислены какие-то «чужие» суммы. О них также необходимо сообщить в банк и произвести записи в учете, задействовав счет 76.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Загрузить   След >