Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Документооборот предприятия

Хранение документации номенклатура дел

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

1 Номенклатура дел это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Этапы составления номенклатуры дел:

  • -визируется ответственным за архив организации,
  • -подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • -согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • -направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения - не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • -утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).
  • 2 Для закрепления навыков составления номенклатуры дел:

Должностные инструкции работников службы

Номенклатура дел

Переписка по вопросам сотрудничества

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Приказы по основной деятельности. Копии

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал телефонограмм

Журнал регистрации обращений граждан

Положение о службе

Переписка по вопросам сотрудничества

Журнал телефонограмм

4 Установите верные сроки хранения дел, используя Перечень

Заголовок дела

Срок хранения

Верный ответ, номер статьи по Перечню

Переписка о распределении кадров

15 лет

5лет

Переписка о замещении вакантных должностей

10 лет

3 года

Личные дела руководителя организации

75 лет

75 лет

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей

72 года

75лет

Графики предоставления отпусков

3 года

1 год

Журнал учёта работников, направленных в командировки

6 лет

72 года

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 лет

5лет

5 Решение производственных задач.

Задача № 1

Секретарь Иванова Мария Сергеевна, устроилась в Кадровое агентство 12 января 2011 г. Изучая организационные документы, она обнаружила, что в агентстве не составляется номенклатура дел с 2005 года. Руководитель поручил Марии навести порядок в организационных документах и в первую очередь составить номенклатуру дел. Секретарь приступила к выполнению поручения:

Изучила номенклатуру дел за 2005 год и составила на её основе новую, перечисляя все дела (законченные делопроизводством и находящиеся в работе) с 2006 года

Оформила на номенклатуре дел гриф утверждения (утверждение приказом директора от 12.12.2011 № 15)

При определении сроков хранения использовала всю ту же номенклатуру дел за 2005 год.

>Определи ошибки, допущенные секретарём на всех этапах составления номенклатуры дел:

при определении сроков хранения не нужно использовать устаревшие данные , в данном случае за 2005 год

Сформулируй правила составления номенклатуры дел, перечисляя все этапы:

. предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации;

является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Задача № 2

Персональный помощником руководителя Владимирова Ольга Михайловна, работает в ЗАО «Престиж». С 2008 года на Ольгу возложены обязанности составления номенклатуры дел организации и ведения архивных дел. Для специалиста не составило никакого труда исполнять новые обязанности, она успешно формировала архив и составила номенклатуру дел на 2009 год. Но, так как Ольга Михайловна была самоучкой, она допустила некоторые грубейшие ошибки при составлении номенклатуры дел.

>Определи ошибки, допущенные помощником руководителя:

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КОЛИЧЕСТВЕ ЗАВЕДЁННЫХ ДЕЛ

По срокам хранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой «ЭПК»

Постоянного

25

15

10

Временного

(свыше 10 лет)

10

10

-

Временного

(до 10 лет включительно)

10

10

1

Итого:

45

35

11

Помощник руководителя О.М. Владимирова

  • 30.12.2009
  • >Опиши все найденные ошибки:

Ошибка

Комментарий

(верное оформление или пояснение)

Приказы по основной деятельности

(срок хранения - 75 лет ЭПК); - приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам (срок хранения - 5 лет

Переписка разная

Хранится 5 лет

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Хранится 5 лет

  • 6 Заполните бланк номенклатуры дел отдела кадров
  • 7 Разгадайте Кроссворд

...дела, определяющий состав документов, хранящихся в этом деле

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в определённом году, с указанием сроков хранения

…типовых управленческих документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения

Совокупность документов, относящихся к одном вопросу или тематике

Срок хранения организационных документов

Номенклатура дел, включающая все документы, заводимые в организации

Образец номенклатуры дел, при составлении примерной номенклатуры дел

Срок хранения личного дела руководителя организации

Итоговая…о категориях и количестве дел, заводимых в определённом году

250 листов в деле

Рекомендуемый месяц составления номенклатуры дел

ТЕСТ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Выберите один из предложенных вариантов и отметьте его в карточке ответов

  • 1. Акты, письма, факсы, докладные записки относятся к …
  • 1) организационным документам;
  • 2) справочно-информационным документам;
  • 3) распорядительным документам;
  • 4) внешним документам.
  • 2. Правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы - это …
  • 1) приказ;
  • 2) положение;
  • 3) договор;
  • 4) устав;
  • 5) должностная инструкция.
  • 3. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?
  • 1) По порядку с момента создания предприятия, организации, фирмы;
  • 2) в пределах месяца;
  • 3) подряд в пределах финансового года, но отдельно от приказов по личному составу.
  • 4. Какой документ создается и оформляется секретарем в результате проведения производственного совещания у руководителя?
  • 1) полный протокол;
  • 2) краткий протокол;
  • 3) распоряжение;
  • 4) решение.
  • 5. Какой документ содержит информацию с правами, обязанностями и функциями работника?
  • 1) трудовой контракт;
  • 2) трудовой договор;
  • 3) приказ о приеме на работу;
  • 4) должностная инструкция.
  • 6. Какой документ составляется комиссией при выделении документов к уничтожению?
  • 1) акт;
  • 2) справка;
  • 3) докладная записка;
  • 4) объяснительная записка.
  • 7. В каком документе Вы как руководитель структурного подразделения обоснуете свои предложения для руководства фирмы по расширению вашего отдела?
  • 1) в письме;
  • 2) в решении;
  • 3) в докладной записке;
  • 4) в справке.
  • 8. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …
  • 1) подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью;
  • 2) заверено печатью;
  • 3) подписано главным бухгалтером и директором;
  • 4) согласовано с юристом.
  • 9. Из каких двух частей состоит текст протокола?
  • 1) вводной и констатирующей;
  • 2) вводной и основной;
  • 3) основной и распорядительной;
  • 4) констатирующей и распорядительной.
  • 10. В каком документе определяется фонд заработной платы организации, предприятия, фирмы?
  • 1) в штатной численности;
  • 2) в штатном расписании;
  • 3) в уставе;
  • 4) в приказе.
  • 11. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
  • 1) положения о структурных подразделениях;
  • 2) должностные инструкции;
  • 3) штатное расписание;
  • 4) все перечисленные документы.
  • 12. На чье имя адресуется заявление?
  • 1) на имя руководителя организации;
  • 2) на имя начальника отдела кадров;
  • 3) на имя руководителя структурного подразделения;
  • 4) на имя заместителя руководителя организации.

Перечень какого вида документов приведён ниже?

Приказ, распоряжение, указание, инструкция.

организационные документы;

распорядительные документы;

информационно-справочные документы;

нормативные;

инструктивные.

В каком бланке дан наиболее полный перечень реквизитов предприятия?

бланк писем;

бланк телеграммы;

бланк телефонограммы.

15. Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, как следует расположить реквизит «подпись» на документе?

Какие виды документов связаны с передачей информации по каналам связи?

организационные документы;

распорядительные документы;

информационные;

инструктивные.

17. Кем подписываются приказы по основной деятельности предприятия?

главным бухгалтером

директором

главным инженером

инспектором по кадрам

финансовым директором

18. Какие информационно-справочные документы составляются для подтверждения установленных фактов, событий?

телеграммы;

письма;

акты;

справки;

телефонограммы;

объяснительные записки.

19. Когда регистрируются входящие документы?

в день поступления;

в день подписания;

в день отправки ответа;

в день утверждения;

не регистрируются.

20. Выберете из предложенных вариантов определение понятия документооборота:

Документооборот - это фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах

Документооборот - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения , оформленный в установленном порядке

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело

Документооборот - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности

Заполняет преподаватель

Экран выполнения заданий студентом

Наименование тем (разделов)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

ТЕСТ

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

до 10

Знание терминологии, ГОСТа

5

5

5

5

5

5

5

5

5

5

Знание реквизитов

-

-

10

8

4

7

2

5

3

6

Логичность (последовательность) выполнения задания

-

-

3

2

4

8

2

5

6

7

Выполнение практических заданий

-

-

2

7

8

5

2

5

5

5

Использование современных методик оформления документов

-

-

4

7

2

7

8

10

10

10

Общее количество баллов

5

5

24

24

18

27

19

30

29

28

Работа над ошибками

Перечень рекомендуемых учебных изданий, интернет-ресурсов, дополнительной литературы

  • 1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ
  • 2. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ
  • 3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г.
  • 4. № 125-ФЗ (с изменениями на 13 мая 2008 г.)
  • 5. Трудовой кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс РБ. 2001
  • 6. с изменениями 07.01.2011
  • 7. Трудовой кодекс Республики Башкортостан (в ред. Законов РБ от 29.04.98 № 152
  • 8. Государственные стандарты
  • 9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
  • 10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
  • 11. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения
  • 12. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами
  • 13. Основная литература:
  • 14. Замыцкова О.И. Делопроизводство (ДОУ): учебник. - 4-е изд., испр. и доп. - Ростов н/Д : Феникс, 2006. - 348 с.
  • 15. Корнеев И. К.; Пшенко А. В.; Машурцев В. А. Управление документами: Учебник.- ИНФРА-М, 2010 г.-300с.
  • 16. Соколов В. С. -Документационное обеспечение управления. Форум, Инфра-М Профессиональное образование, 2010.- 176с .
  • 17. Дополнительная литература
  • 18. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов
  • 19. с комментариями. - 6-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2009.- 318 с.
  • 20. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК).
  • 21. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии росархива от 06.02.2002)
  • 22. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477.«Собрание законодательства РФ», 22.06.2009, № 25, ст. 3060, «Российская газета», № 113, 24.06.2009
  • 23. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство.- СПб.: Питер, 2006.- 240 с.
  • 24. Архивная служба России (Росархив) [Электронный ресурс] www.rusarhives.ru-Федеральная
  • 25. Банк типовых документов [Электронный ресурс] www.dogovor.desk.ru
  • 26. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) [Электронный ресурс] www.vniidad.ru
  • 27. Журнал «Секретарь-референт» сетевая версия [Электронный ресурс] www.prof.by
  • 28. Журнал «Справочник по управлению персоналом и Журнал «Справочник кадровика» [Электронный ресурс] www.kadrovik.ru -
  • 29. Лаборатория новых информационных технологий [Электронный ресурс] www.landocs.ru-Компания
  • 30. www.consultant.ru - «Консультант Плюс»
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ
 

СКАЧАТЬ ОРИГИНАЛ
Документооборот предприятия