Источники и содержание коммерческой информации, обеспечение ее конфиденциальности

К коммерческой тайне могут быть отнесены:

  • - перспективные методы управления;
  • - ценовая и сбытовая политика;
  • - сравнительные характеристики собственного ассортимента и товаров конкурентов с точки зрения качества, внешнего вида, упаковки и т. д.;
  • - производственные, коммерческие и финансово-кредитные отношения с партнерами;
  • - планы предприятия по расширению (свертыванию) производств;
  • - данные, которые могут быть использованы для нанесения ущерба репутации предприятия;
  • - факты проведения переговоров по вопросам купли-продажи;
  • - информация о кадрах (текучесть кадров, ведущие специалисты и места их работы по совместительству);
  • - силы и условия для защиты коммерческой тайны, а также другие сведения.

Источниками информации, являющимися коммерческой тайной, а, следовательно, потенциальными источниками утечки на анализируемом предприятии ООО "Спорттовары" являются документация предприятия (входящие-исходящие, приказы, бизнес планы, деловая переписка и т. п.).

Обобщенно систему контроля и учета документов можно представить в следующем виде:

  • - Учет всей документации предприятия с классификацией по сфере применения, дате, содержанию и т. п.;
  • - Регистрация и учет всех входящих или исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения или отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор, приглашение и т. п.);
  • - Регистрация документов, с которых делаются копии с фиксацией в специальном журнале (дата копирования, количество копий, для кого или с какой целью производятся копии и т. п.);
  • - Особый режим уничтожения документов.

Перед уничтожением документов необходимо проконтролировать их содержание во избежание случайного уничтожения нужных документов. Важно, чтобы документы не просто выбрасывались в корзину, а предварительно измельчались при помощи "шредера" (уничтожителя бумаги) или вручную таким образом, чтобы их невозможно было бы восстановить. Документы, имеющую особую ценность, после измельчения целесообразно сжечь. Об уничтожении документов в обязательном порядке составляется акт, который подписывается ответственным лицом, а также лицами, присутствующими при уничтожении.

В ООО "Спорттовары" ведется регистрация и учет всех входящих или исходящих документов предприятия с фиксацией в специальном журнале информации о дате получения или отправления документа, откуда поступил, или куда отправлен, классификация (письмо, счет, договор и т. п.).

На ООО "Спорттовары" применяются следующие правила предосторожности при работе с документами:

  • - не надо делать ненужных копий документов;
  • - черновики и наброски секретных документов должны быть уничтожены;
  • - секретные документы хранятся отдельно от остальных, в сейфе;
  • - копировальная техника не находится в одном помещении с документами, представляющими коммерческую ценность для того, чтобы исключить их несанкционированное копирование;
  • - нельзя оставлять документы на рабочем месте без присмотра, даже на короткое время;
  • - нельзя, чтобы посторонние лица читали рабочие документы, находящиеся на столе или в кабинете работника. При появлении постороннего лица документы должны быть убраны в хранилище, шкаф, ящик стола;
  • - установлен запрет на вынос работниками документов за пределы предприятия без предварительного разрешения лица, ответственного за сохранность коммерческой тайны.

Также к такой информации относится:

  • - Рабочий персонал или просто люди (в это понятие входят все без исключения работники предприятия, в том числе и сам директор);
  • - Партнеры, контрагенты или клиенты, пользующиеся или пользовавшиеся услугами ООО "Спорттовары", являются наиболее осведомленными источниками, зачастую обладающими важнейшими секретами;
  • - Технические средства обеспечения производственной деятельности;
  • - Косвенные источники (мусор, реклама, публикации в печати). Вопреки устойчивым заблуждениям большая часть информации добывается именно из косвенных источников. Профессионально проведенная аналитическая работа позволяет иногда получить великолепный результат. Кроме того, этому источнику, обычно, не придается особого внимания а, следовательно, он наиболее доступен.

На анализируемом предприятии ООО "Спорттовары" разработана и утверждены следующие документы, обеспечивающие сохранность коммерческой информации:

  • - Инструкция по обеспечению сохранности коммерческой тайны;
  • - Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, и сроков ее действия;
  • - Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;
  • - Контроль за выполнением требований внутри объектного режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну;
  • - Обязанности сотрудников предприятия работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, и их ответственность за ее разглашение.

Руководство данного предприятия предусмотрело возможную кражу информации с помощью:

  • - Контроля помещений и оборудования;
  • - Отправка почты производится только заказными письмами и письмами с уведомлением о вручении адресату;
  • - При работе с документами нельзя отлучаться из офиса, а если приходится выходить, то необходимо закрыть дверь на ключ (если в офисе больше нет сотрудников). Посторонних людей к документам не допускают;
  • - Документы, которые правомерно могут потребовать сотрудники налоговой инспекции или правоохранительных служб, держат отдельно от остальных конфиденциальных бумаг.

Рассмотрев механизм защиты информации на примере работы предприятия ООО «Спорттовары», можно предложить улучшения данной системы:

  • - организация работы с конфиденциальными документами (установление порядка делопроизводства, контроль за прохождением секретных документов, контроль за публикациями, рассекречивание и уничтожение конфиденциальных документов, охрана секретов других фирм);
  • - работа с конфиденциальной информацией, накопленной в компьютерах фирмы (создание систем защиты электронной информации от несанкционированного к ней доступа);
  • - защита коммерческих тайн фирмы в процессе заключения контрактов (здесь важно четко определить круг лиц, имеющих отношение к этой работе).

Хотелось заметить, что рассматривалось маленькое предприятие, бюджет которого явно не рассчитан на создание системы безопасности профессионалами, несмотря на то, что безопасность данных - очень важный элемент ведения бизнеса.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Загрузить   След >